新しい年のスタートは デスクまわりも情報も整理整頓を


慌ただしい毎日のなか、オフィスの机は散らかしっぱなし、という人はいませんか?仕事でたまる一方の書類も、必要最低限のものだけを残したり、デジタル化して整理をするなどして、仕事を進めやすくしましょう。

書類の取捨選択とパソコン内の情報整理


 オフィスで、とにかくたまる一方なのが書類です。シンプルに「必要なものはファイリングをしてまとめておく」「不要なものは処分をする」という2つに分けて整理しましょう。

「念のため」と取ってある書類は、結局使わずに来年もそのまま、ということも少なくありません。デジタルデータがあるものは、基本的に紙は不要と考えて、最低限の書類だけ残すようにしましょう。

 書類をはじめ、住所録から名刺まで、紙をデジタル化することはスペース的に大変有効なことです。しかし、ただデジタル化しただけではパソコンに情報を詰め込んだままの状態にすぎません。情報をデジタル化したら、それを自分が使いやすいように整理することが重要です。

どこのフォルダーに入れたか、わからなくなってしまっては本末転倒です。フォルダーやファイル名で、ひと目でわかるようにして瞬時に取り出せるようにしましょう。

パソコン内の情報も、最低一年に一度は大掃除をして、しっかりとバックアップを取っておく必要があります。

自分のやりやすい紙とデジタルのバランス

 書類もデジタル化の流れにあるのは確かですが、全ての人にとってペーパーレスが最善ともいえません。

必要なときに必要な情報を、手早く見つけられることが重要なわけですから、紙とデジタルのバランスは人それぞれ違うはずです。

 一般的に考えてみると、紙とデジタルにはメリットとデメリットがあります。

紙は、少量ならば持ち運びも簡単にでき、手軽に書き込みも可能です。その一方で、保管しておくスペースが必要であり、検索性が低いのが難点です。

デジタルは、大量の情報を複数で共有することができ、素早い検索も可能です。保存スペースもコンパクトに収まります。その一方で、データの読み書きをするためのソフトが不可欠であり、トラブルによるデータ消失のリスクは否めません。

現在は、オフィスのペーパーレス化が進んでいますが、自社に合ったレベルを見極め、ムリのない範囲でやっていくことがポイントです。

身の回りが整理された人、情報が整理できている人は、どんなときも相手への対応が素早くできるものです。そして、それが信頼感や好印象につながることはまちがいありませんからね。

Check Point

1.「いつか使う」ものは、結局使わないもの
大掃除を機に、使っていないものや重要度の低い書類は思いきって処分しましょう。時間を決めて事務的にやると、迷いも少ないはずです。

2.名刺・年賀状の整理
現在も名刺や年賀状などは、保存スペースを大きく取られるものです。自分の使いやすい専用ソフトを使って検索時の効率化をはかりましょう。

3.デジタル化しただけで終わらせない
データを自分の使いやすいようにアレンジすることも重要。デジタル化をしただけで安心せず、それをどう整理するか、自分に合ったサービスを吟味しましょう。

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