チャンスにつながるメール、終わりになるメールの違いとは?


 リモートワークが増えている最近は、チャットやメールなどのやりとりがグンと増えた方も多いのではないでしょうか?チャットやメールは自分が思う以上に心理状態が表れやすく、興奮状態で書いたメッセージは良くも悪くも感情がダイレクトに伝わります。ビジネス上でのチャットのマナーも基本的にはメールと同じですが、ここでは実際の経験から感じたビジネスでのメッセージやメールのやりとりについて考えてみます。

文末の書き方次第で大きくネガティブな印象を与えてしまうことも


 今やなくてはならないメールやチャット。

 そして文字が並んでいるだけなのに、受け手にとっては感情が意外とダイレクトに伝わります。

 ビジネス上では、一般常識マナーを踏まえたやりとりになりますが、型どおりすぎても淡々とした印象を与え、親しすぎても違和感が出てしまいます。

 弊社の実際の仕事依頼のやりとりの中で受け取る側として、極端な2パターンのメールがありました。

 1つは、不愉快な感情がわいてくるメール。

 もう1つはお断りでありながらも好印象を残すメール、でした。

 今回、改めて感じたのは、先を感じさせるようなニュアンスが含まれているのです。

一方は、「ばっさり切り型」。もう一方は、「余韻残し型」という違いでしょうか。

文章だけでコミュニケーションを取るのは、相手の顔を見ながら話しするよりも気遣いが必要です。

文章中の言葉が足りなくて相手に不快を与えることもあるし、思ってもみない誤解をも与えるリスクも併せ持っています。
逆に、上手にメッセージが書ければ次の仕事や機会につながる、重要なツールですね。

最近ではSNSなどの発信内容にも顕著に表れるので、1.日常的なメールの見直しをしてみましょう
普段書いているメールの文面を客観的な目で確認してみましょう。実際に自分がそのメールを受け取る立場なら、どんな印象を受けるか、逆の立場で見てみましょう。

2.少しでも感情的になる時は、平常心を取り戻してから返信する
社内メールのやりとりは、社外の人とのやりとりに比べてカジュアルになりがちです。社内外に関わらず、少しでも感情的になったときは、一呼吸おいて絶対にすぐに返信をしないようにします。

3.それぞれのメールのパターンをチェック
基本パターンはあっても、メールのパターンには個人のクセや書き方があります。受け手としてメールのクセや言い方を客観的に見ることも必要です。

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