仕事はもちろん、公私ともに重要なコニュニケーション手段となっているメール。ちょっとした気づかいがあるか、ないかによって、相手に与える印象が変わってきます。実際に顔は見えなくても文字間から伝わるニュアンスがあります。

ビジネス文書と話し言葉の間を意識

　メールでやりとりをするとき、一番重要なのは、「相手にとって読みやすいかどうか」。それをふまえて、使う表現はビジネス文書と話し言葉の中間を意識すると、メールでも自然なやりとりができます。

基本的にメールでは、手紙文のような時候のあいさつは不要。始まりは「いつもお世話になっております」といったあいさつで十分でしょう。

ていねいな対応をするつもりで、「拝啓」「敬具」をはじめ、手紙文の形式の言葉をそのまま使ってしまうと、逆に違和感を与えてしまいます。また、「賜る」「幸甚」といった手紙文で使う言葉のままではメールでは堅苦しすぎるので使いません。

　一般的にメールでは、漢字表記が多いと、難しく、読みにくく感じるものです。「宜しくお願いします」「御世話様です」といったよく使う表現は、ひらがなを入れて「よろしく」「お世話さま」とすることで、やわらかい印象になります。

すべてひらがなでは読みにくくなりますが、漢字が４文字以上続く場合など、意識的にひらがなを入れることで、言葉が見やすくなり、印象もやさしく変化します。

やりとりの回数や距離感によって変化

　メールはコニュニケーション手段の一つ。忘れてはいけないのは、一人ひとりに届けるものであるということです。いつもお世話になっている人、久しぶりに連絡をする人、初めてやりとりをする人、親しい関係の人、目上の方･･･、その相手との距離に合わせた言葉使いとわかりやすい表現のメールを届けることが大切です。

　ビジネスシーンの場合は、効率性を重要視して同じ文章の流用や多くの人に一斉メールをすることもあります。そうして始まったメールだとしても、やりとりの回数が増え、相手との距離感によって、少しずつ変化させていくことが必要です。やりとりをしていくなかで、仕事や趣味、家族のことなど、話が広がって、より良いコミュニケーションのきっかけにもなります。

　メールも大切なのは、「相手に合わせる」ということ。メールを使いこなしている、と思っている人ほど自分本位になりがちです。ビジネスメールの返信は、4時間以内というのが基本といわれます。とはいえ、早ければいいとばかりに10分と経たずに毎回、返事が来るのでは、もらったほうも「急がなければ」という圧迫感を感じてしまいます。

　決まった書体や大きさの文字でのやりとりですが、その言葉の選び方や表現によって大きく印象が変わるのがメールです。相手の方が読みながら、「会いたいな」と思ってくれる、そんなメールコミュニケーションができるようになりたいですね。