自粛開始がきっかけとなり、実際にオンラインでの会議や打ち合わせが広がりました。最初は不慣れだった人も何度か経験してみると、いろいろと気になることも出てくるようです。今回はWeb画面の向こうの人は、こんなことをチェックしている、という声を集めてみました。

見た目はやっぱりチェックされている!?

自宅からの参加とはいえ、「見られている」「チェックされている」と改めて感じたのが、服装と身だしなみ。「在宅でやっている仕事ぶり見える」「寝起きの顔とその恰好ではやる気あるのかと言いたくなる」といった声からわかるように、ビジネスならばWebであっても、相手にはある程度のきちんとしていることを求める人が多いようです。

基本的に男性であれば、襟のあるシャツを着ているだけでそれなりのきちんと感は出ます。逆に初対面のときに、襟元がヨレヨレのTシャツで出てきた人に対しては、その印象が後々まで残るという声もありました。間違えてはいけないのは、カジュアルと“だらしがない”“やる気がなさそう”な服装は大きく違うということです。

とくに“寝起きのような顔”に見えることで、「自宅勤務での時間の使い方が垣間見れる」というシビアな声もあります。今さらながらですが、身だしなみは整えて、ひと通りニュースはチェックしておくくらいの時間的余裕は、ご自身はもちろん、部下の人にも求めたいものです。

PC画面に何人もの顔が出てくる!?

会議や打ち合わせの多くがオンラインで行われたこの１～２カ月ですが、多くの企業で十分な準備がないまま、自粛生活に入ったという状況でした。とはいえ、最初の混乱状況から早数カ月が経ちました。

打ち合わせで話題になったのが、ある企業とのWeb会議でPC画面に「記念写真のように何人も出てくる！」という話。Web会議に慣れていない企業であっても、１つのパソコンで３、４人出てくるのは、さすがに驚いた、ということを裏話的に教えてくれました。

同じ部屋でPCを何台も使うとハウリング（“キーン”“ボーン”という耳につく音が機器から出ること）の恐れはありますが、やはり現状ではWeb環境が整っていない印象となります。ビジネスの相手として考えると、最小単位の人とだけ共有したい話しも出てきます。そのときに信用して話せるかどうかの判断は、Web会議であればその環境も大きく影響しますので、そのときのWeb会議だけでなく、その後の関係性を考えた環境設定は必須となります。

Web会議中、一番やってはいけないことは？

複数の人が参加しているWeb会議で、「やめてほしい」と多くの人が言っているのが、誰かの発言中に、かぶせて発言してくること。Web会議で守らなければ基本でありながらも、やっている人が少なくないようです。

　司会・ファシリテーター役がいる場合は、マイクは基本＜ミュート＞にしておくことで、ある程度防ぐことはできます。特定の人だけの問題であれば、会議スタート前の約束事として、「発言があるときは、手を上げて指名されたら話してください」など、Web会議の約束事を最初に確認しておくといいかもしれません。

また、発言時でなくても、画面に映る姿は見られていることを忘れないようにしましょう。直接関係のない話や興味がない話のときなど、「やる気のなさがバレバレな表情が見える」という声がありました。携帯をいじっていたり、他のことに意識がいっていることは、画面を通しても伝わってきます。司会をしている場合は、気になる人を指名して発言させることで参加意識を高める配慮も必要です。

慣れた人に見えるのはスムーズにできるこの操作

Web会議に慣れているかどうかの判断材料の一つだというのが、共有画面するときの操作のスムーズさ。進行をしながらの操作に自信がない場合は、他の参加者にサポートしてもらうのが一番。手間取って進行が止まるよりも、他の人にやってもらう前提で進めておくほうが、ご自身の心理的負担も軽くなります。無理せず、慣れるまではサポートしてもらいましょう。

その他、ネット環境の良し悪しが気になるという声も多く聞かれました。スムーズに進行できるようできるだけの改善は必要です。どうしても環境が万全にならないのであれば、会議スタート時に、「ネット環境に不安がある」というひと言加えるだけでも、相手からの印象は大きく違ってきますので、このあたりちょっとした配慮が大切です。